L'autogestion: les meilleures méthodes de gestion du temps

La loi d'Edward - si vous avez besoin de délais pour être productif

Faites-vous partie de ces personnes qui deviennent soudainement plus productives à l'approche d'une échéance ou qui ont besoin de pression pour commencer une tâche ? Alors vous êtes un bon exemple du principe de la loi d'Edwards. Celle-ci part du principe que l'effort fourni pour réaliser une tâche augmente toujours plus à mesure que la date d'achèvement se rapproche. La loi de Parkinson, qui stipule que la charge de travail augmente avec le temps disponible, est étroitement liée à ce principe. Plus vous avez de temps, plus vous aurez besoin de temps. Mais plus il est court, plus vous serez stressé et c'est ce qu'il faut éviter. Être conscient de ce principe peut déjà faire tomber un gros obstacle. Exercez-vous à l'autodiscipline et utilisez des méthodes de gestion du temps et d'autogestion pour ne pas tomber du tout dans le piège.

Méthode SMART

Tout projet commence par la définition d'un objectif. En effet, tous les autres projets ou tâches en découlent. Mais définir des objectifs appropriés n'est pas aussi simple que vous pourriez le penser. Les objectifs fixés sont souvent irréalistes et donc très démotivants. Parfois, ils sont en outre formulés de manière si vague que personne ne sait vraiment vers quoi il faut tendre. Résultat : des divergences apparaissent au niveau des priorités fixées et de la collaboration. Des ressources importantes sont gaspillées et l'ambiance de travail peut également en pâtir. Pour éviter cela, il faut tenir compte de certains éléments.

Vous voulez définir les bons objectifs et disposer ainsi d'une orientation claire dans votre travail quotidien ? La méthode SMART d'autogestion vous y aidera. Les étapes suivantes vous rapprocheront de vos objectifs:

• S, comme spécifique:

  Soyez le plus concret possible dans la définition de vos objectifs afin d'éviter toute erreur d'interprétation.

• M, comme mesurable :

  Définissez des mesures de nature quantitative ou qualitative pour que votre objectif soit tangible pour tous.

• A, comme activant:

  Les objectifs doivent éveiller l'ambition et donner envie de les atteindre. Ainsi, tous les participants s'engagent pleinement dans leur travail.

• R, comme réaliste:

  Les objectifs inatteignables sont frustrants et ne sont pas vraiment utiles. Restez donc les pieds sur terre. Car les objectifs ne sont pas des visions.

• T, comme terminés:

  Créez plus d'engagement en fixant des délais. Des objectifs clairs devraient également être créés pour les objectifs partiels.

principe de Pareto

Si vous êtes submergé de tâches au bureau, vous risquez de perdre la vue d'ensemble. Il se peut alors que vous aidiez le service ou les clients qui crient beaucoup plus fort que les autres, mais qui ne sont pas forcément les plus importants. Il se peut alors que ce qui est pertinent soit négligé, ce qui a des conséquences sur la réalisation de vos objectifs, ou que vous compensiez la mauvaise définition des priorités par des heures supplémentaires afin d'accomplir ces tâches juste à temps. Dans les deux cas, c'est vous qui en faites les frais.

Non seulement, mais surtout dans les phases exigeantes, il est important de choisir judicieusement l'utilisation des ressources limitées - indépendamment du fait qu'il s'agisse d'argent ou de votre temps de travail. C'est précisément sur ce point qu'intervient le principe de Pareto, qui part d'une règle 80-20. Selon ce principe, 20 % de l'investissement suffisent pour obtenir 80 % du succès possible. Ces valeurs indicatives peuvent être appliquées à toutes les situations possibles.

Qu'est-ce que cela signifie concrètement pour votre travail quotidien ? Identifiez les 20 % en question dans votre travail et occupez-vous d'abord des affaires importantes. Ensuite, vous pourrez vous consacrer au reste qui, en termes d'ampleur, contribuera toutefois nettement moins à votre succès ou à la réalisation de vos objectifs.

La méthode ABC

Distinguer ce qui est important de ce qui ne l'est pas n'est généralement pas si simple. A l'aide de la méthode ABC, qui se rattache à la méthode Pareto, vous répartissez vos tâches en trois catégories différentes. Vous pouvez ainsi vous concentrer sur les tâches ou les projets qui sont effectivement très pertinents pour vous et l'entreprise. Vous connaissez peut-être la classification en trois catégories dans le domaine de la gestion du matériel ou de la distribution, où les analyses ABC sont un outil courant pour définir des limites de classe pertinentes pour les matériaux stockés et les clients. La répartition en classes ou en catégories a toujours un sens lorsque les catégories doivent être traitées de manière différente. C'est le cas de la répartition de vos tâches en catégories. Vous pouvez avancer des tâches, les confier à d'autres et les déléguer, les reporter à plus tard ou les rayer complètement de votre liste.
L'application de la méthode ABC est relativement simple, mais efficace. Rassemblez vos tâches actuelles et classez-les dans les catégories suivantes :

• Les tâches A

  ont une priorité élevée, car la réalisation d'objectifs importants en dépend. C'est le cas, par exemple, lorsque l'accomplissement de vos tâches met en jeu la livraison dans les délais aux clients les plus importants.

• Les tâches B

  ne devraient être effectuées ou déléguées qu'après les tâches A. Elles ont une priorité moyenne, comme répondre à une question de compréhension d'un petit client alors que vous vous occupez de la livraison en question. La réponse peut tout aussi bien être confiée à un(e) collègue ou à l'assistant(e) et peut-être même attendre le lendemain.

• Les tâches C

  ne sont pas importantes pour la réalisation de vos objectifs, mais elles surviennent régulièrement dans votre quotidien professionnel. Vous pouvez les rejeter ou les déléguer, comme la participation à un événement professionnel qui n'a pas d'influence directe sur le déroulement des projets en rapport avec les objectifs.

C'est justement après de nombreuses années de service que le risque de cécité professionnelle menace - vous êtes convaincu de connaître ce qui est important, mais vous n'avez plus remis en question les priorités depuis longtemps. Et même si vous avez identifié les tâches les plus importantes, il n'est peut-être pas toujours facile de s'y tenir. Une fois notées et visualisées, vous repensez les priorités initiales, vous mémorisez encore mieux les tâches importantes et vous créez plus d'engagement.

Méthode Eisenhower

Grâce à l'analyse ABC, vous savez maintenant quelles tâches sont importantes. Mais souvent, l'axe temporel, c'est-à-dire l'urgence des tâches, joue un grand rôle dans le quotidien professionnel. Les gens ont en effet tendance à accomplir immédiatement ce qui est urgent, sans se demander si la tâche est vraiment importante pour atteindre l'objectif réel. Ils courent le risque d'oublier rapidement la liste des priorités. Sur la base de la méthode Eisenhower, vous distinguez les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. Grâce à cette répartition, vous disposez de quatre catégories dans lesquelles vous pouvez classer toutes les tâches. La méthode Eisenhower utilise classiquement un système de coordonnées, l'axe X représentant l'importance et l'axe Y l'urgence. Tracez les quadrants en fonction des catégories énumérées :

• Catégorie A:

  Les tâches importantes et urgentes doivent être effectuées immédiatement et ne pas être remises à plus tard. Ces tâches se rangent dans la partie supérieure gauche du système de coordonnées.

• Catégorie B :

  Les tâches importantes mais moins urgentes doivent être effectuées, mais elles se rangent derrière les tâches de la catégorie A. Elles sont indiquées en bas à gauche.

• Catégorie C :

  Les tâches peu importantes mais urgentes doivent être déléguées à d'autres. La place des tâches C est dans la partie supérieure droite du système de coordonnées.



• Catégorie D :

  Les tâches non importantes et non urgentes ne devraient pas être poursuivies du tout, mais rejetées. Toutes les tâches de cette catégorie se retrouvent en bas à droite et ensuite dans la corbeille à papier.

Si vous utilisez la méthode Eisenhower pour la première fois ou si vous êtes une personne visuelle qui travaille mieux avec des représentations, vous pouvez écrire les quadrants sur des feuilles de papier A4 individuelles et les disposer sur le sol en conséquence. Ecrivez également vos tâches sur des feuilles de papier individuelles et placez-les sur les quadrants en fonction de leur catégorie. Par la suite et avec un peu de pratique, vous pourrez appliquer la catégorisation de manière intuitive et spontanée.

Méthode ALPEN

Vous escaladez chaque jour une montagne de tâches au bureau ? La méthode ALPEN est un outil très apprécié qui vous permet d'établir un plan judicieux. Grâce à cette méthode de gestion du temps, vous parviendrez facilement à mieux structurer votre journée de travail, à penser aux échéances et à éviter les heures supplémentaires permanentes. Voici comment procéder :

• A, comme noter les tâches :

  La collecte complète des tâches à faire devrait être effectuée le matin, c'est-à-dire juste après votre arrivée à votre bureau. Réfléchissez bien à ce qui est prévu pour cette journée de travail et prenez en compte tout ce qu'il y a à faire - même les tâches qui paraissent rapides comme répondre à des e-mails, passer des coups de téléphone ou arroser vos Plantes de bureau. En outre, n'oubliez pas le temps de préparation et de suivi des réunions planifiées. Chaque tâche, aussi petite soit-elle, est prise en compte et notée.

• L, comme Estimer la longueur :

  Une fois que vous avez rassemblé toutes vos tâches, réfléchissez ensuite à la durée de chacune d'entre elles. L'avantage : vous estimez dès le matin si vous pouvez tout faire en une journée de travail et vous vous fixez des limites de temps qui vous motivent à travailler efficacement. Essayez d'être réaliste. Si vous savez par expérience qu'une réunion se tiendra plus longtemps que prévu, prévoyez ce temps supplémentaire. Ensuite, calculez le temps nécessaire à l'accomplissement de toutes les tâches prévues. Cela vous permettra peut-être de vous rendre compte que vous ne pourrez pas faire tout ce qui est prévu sur votre liste ce jour-là. Vous apprendrez dans les prochaines étapes comment gérer cette situation.

• P, comme Prévoir des tampons :

  Prévoyez des imprévus. Car la journée ne se déroule pas toujours comme on l'imagine le matin. Avec du temps tampon, vous serez préparé en conséquence et pourrez plus facilement faire face aux surprises. En règle générale, accordez-vous 40 % de marge et ne planifiez pas plus de 60 % de votre temps de travail.

• E, comme prendre des décisions :

  Pour la plupart des travailleurs, la journée au bureau pourrait ne jamais se terminer. En effet, il y a généralement plus de tâches à accomplir que ne le prévoit votre temps de travail quotidien. Les modèles d'horaires variables permettent de faire face à un surcroît occasionnel de travail, mais vous ne devriez pas rester assis à votre bureau en permanence au-delà de votre temps de travail habituel. Votre Work-Life-Balance vous en remerciera. Qu'est-ce qui aide ? Décidez quelles tâches sont vraiment importantes et doivent absolument être effectuées aujourd'hui. La méthode ABC ou la méthode Eisenhower peuvent vous y aider.

• N, comme faire un contrôle a posteriori:

  A la fin de votre journée de travail, faites un résumé des tâches qui ont été accomplies, si le temps prévu a été suffisant et quelles sont les choses à faire qui restent à faire. Ne vous découragez pas si la méthode n'a pas permis d'atteindre immédiatement l'objectif souhaité, à savoir une gestion optimale du temps. Persévérez et répétez la méthode ALPEN pendant plusieurs semaines. Si vous parvenez à relever ce défi, vous aurez fait un grand pas vers votre objectif d'autogestion.

Principe GTD

Getting Things Done, que l'on peut traduire librement par "faire les choses", donne une vue d'ensemble de toutes les tâches et les classe dans un système d'ordre individuel qui va bien au-delà de la hiérarchisation des tâches à accomplir. Selon David Allen, toutes les tâches ont une influence sur la Concentration au travail, même s'ils ont été classés comme peu prioritaires. En effet, ce n'est pas parce que vous avez classé quelque chose comme étant sans importance pour la réalisation de votre objectif que vous ne devez pas y penser davantage. C'est tout à fait humain, mais cela distrait et mobilise des ressources. En tant que méthode d'autogestion, vous pouvez appliquer le principe GTP au travail et dans vos loisirs afin d'apporter plus d'efficacité dans votre vie. Pour ce faire, suivez les cinq étapes suivantes :

1ère étape : écrivez-le

Dès que quelque chose de nouveau vous vient à l'esprit, aussi banale que soit l'idée. Utilisez une feuille de papier ou un bloc-notes pour chaque chose à faire. Rassemblez ces feuilles pleines d'idées, de rendez-vous et de tâches dans ce que vous appelez votre boîte de réception. Cela peut être par exemple un Corbeille de rangement ou un autre objet physique Système de classement son. Les solutions numériques sont également des aides possibles. Si vous appliquez le principe GTD pour la première fois, notez les tâches en cours sur des feuilles de papier individuelles et placez-les dans la boîte de réception.

2ème étape : traitez les notes

Et videz complètement votre corbeille d'arrivée. Obtenez une vue d'ensemble et répondez aux trois questions suivantes pour chaque tâche notée. Vous pouvez répondre par l'affirmative ou par la négative à la dernière - classez chaque note en fonction de la réponse.

• Quelle est cette tâche ?
• Quelle est l'étape suivante?
• Puis-je réaliser cette étape?

En cas de réponse négative, vous pouvez traiter la tâche en fonction de la raison et, par exemple :

• classer dans une liste d'avenir pour s'en occuper plus tard.
• s'inscrire à la liste de rappel si elle est pertinente à un autre moment et le noter immédiatement dans le calendrier.
• archiver si l'information est pertinente à un autre moment.
• s'en débarrasser si vous n'en avez pas l'utilité.

Dans la troisième étape, vous découvrirez comment gérer les tâches dont vous avez personnellement la charge.

3ème étape : créez des listes selon les besoins.

Si la tâche peut être accomplie par une seule action qui prend moins de deux minutes, n'hésitez pas. Accomplissez-la immédiatement. Pour tout le reste, créez des listes appropriées à votre convenance. Les tâches plus importantes, comprennent en général plusieurs étapes partielles. Selon le principe de la GTP, il s'agit alors d'un projet. Réfléchissez aux tâches nécessaires à leur réalisation et listez-les sous le projet. Procédez de la même manière pour toutes les tâches plus complexes, c'est-à-dire les projets. Les tâches isolées, indépendantes du projet, mais qui nécessitent plus de deux minutes, sont regroupées dans des listes avec des catégories thématiques, comme par exemple Embellir le lieu de travail ou De l'ordre sur le bureau de la vie quotidienne. Vous pouvez aussi faire une liste pour les affaires privées, les appels téléphoniques ou les achats pour Equipement de bureau créer une liste de tâches. Notez les tâches que vous déléguez dans une liste d'attente. Créez ensuite un aperçu contenant toutes les listes (de projets) afin de garder une vue d'ensemble. Passez régulièrement en revue vos projets afin de garder un œil sur vos tâches.

4e étape : décidez de la tâche suivante.

Pour cela, le contexte joue un rôle. Certaines tâches, comme les appels téléphoniques importants, ne peuvent pas être effectuées à n'importe quel endroit ou nécessitent un temps particulièrement long. Prenez impérativement en compte la durée de la tâche. Sur cette base, réfléchissez à la tâche que vous pouvez réellement entreprendre à ce moment-là. En outre, la quantité de travail qui vous est demandée joue un rôle. Si vous avez déjà une longue journée derrière vous et que vous êtes déjà fatigué, vous devriez vous consacrer à une tâche qui n'exige pas trop de votre capacité de réflexion. En procédant de la sorte, certaines tâches disparaissent automatiquement et doivent être traitées à un autre moment. Commencez maintenant par l'activité qui reste en tenant compte des points précédents et qui est la plus prioritaire.

5e étape : tenez votre système de listes à jour

Pour garder une vue d'ensemble et profiter de ce principe ingénieux. Vous devriez vider votre boîte de réception une fois par jour et classer les notes dans les listes correspondantes. A la fin de la semaine, prenez toujours le temps de traiter les points suivants :

• Remplir la corbeille d'arrivée avec de nouvelles idées et classer immédiatement les tâches dans les listes
.
• Mettre à jour le calendrier
.
• Vérifier toutes les listes et les mettre à jour
.
• Classer toutes les tâches dans d'autres listes si nécessaire ou demander des précisions si elles ont été déléguées et que vous attendez encore un retour
.

Au début, cette procédure peut sembler assez complexe. C'est pourquoi elle ne convient pas à toutes les personnes. Mais si vous êtes du genre à adopter le principe GTP, il vous aidera à adopter une toute nouvelle méthode de travail si vous l'appliquez correctement et rigoureusement.